1 Электронные органайзеры для занятых людей: какой выбрать? » 3domen.com - сайт Сергея и Марины Бондаренко
Регистрация  Напомнить пароль?
 Отправлено SergeyMarina 11 ноября 2010   

Электронные органайзеры для занятых людей: какой выбрать? Электронный органайзер – один из самых надежных помощников современного делового человека. Такая программа может хранить информацию обо всех деловых и личных контактах, напоминать о важных встречах и звонках. Кроме этого, хороший органайзер поможет спланировать рабочее время и досуг, распределить задачи, имеющие отношение к одному проекту, между разными людьми. А еще в нем всегда найдется место для того, чтобы сохранить полезную информацию или внезапно посетившую вас идею. Какой же органайзер самый лучший? Попробуем выяснить в этом обзоре.






Электронный органайзер – один из самых надежных помощников современного делового человека. Такая программа может хранить информацию обо всех деловых и личных контактах, напоминать о важных встречах и звонках. Кроме этого, хороший органайзер поможет спланировать рабочее время и досуг, распределить задачи, имеющие отношение к одному проекту, между разными людьми. А еще в нем всегда найдется место для того, чтобы сохранить полезную информацию или внезапно посетившую вас идею. Какой же органайзер самый лучший? Попробуем выяснить в этом обзоре.

LeaderTask

По внешнему виду LeaderTask чем-то напоминает MS Outlook. Однако это не означает, что он повторяет приложение от Microsoft по своим возможностям. Средств для управления контактами, рабочим временем, проектами в LeaderTask намного больше.

Одним из важнейших компонентов любого органайзера является календарь. В календарь можно заносить праздники, важные события, запланированные встречи, можно вести расписание занятий и планировать режим дня. Задачи, занесенные в календарь, представлены в виде прямоугольных блоков, размерами и положением которых можно управлять при помощи мыши. Изменяя размер такого блока, можно увеличивать или уменьшать время, требуемое на проведение мероприятия, а переместив блок, можно перенести событие на другое время.

Электронные органайзеры для занятых людей: какой выбрать?

Задачи являются ключевым элементом органайзера. Вокруг них вращаются все остальные инструменты LeaderTask, которые так или иначе связаны именно с задачами. Задача – это необходимость что-то сделать, куда-то пойти, кому-нибудь позвонить. Именно для управления задачами и нужен органайзер, а остальные его инструменты призваны упростить работу с ними. По умолчанию задача содержит лишь название, но при желании для каждой из них можно выбрать исполнителей из списка контактов, категории, время проведения, указать статус (от «не началась» и до «завершено»), установить напоминание, прикрепить относящиеся к задаче файлы.

Задачи, которые наиболее важны, можно выделять, устанавливая для них приоритет выполнения. Задачи, для которых выбран тот или иной приоритет, могут быть выделены другим цветом или, скажем, полужирным шрифтом. Параметры отображения устанавливаются по желанию пользователя.

Еще одна возможность, помогающая управлять задачами, – отнесение их к той или иной категории, каждая из которых определяет определенный вид деятельности. В LeaderTask есть специальный раздел для работы с категориями и подкатегориями, представленный в виде дерева. Например, можно создать категории для задач, связанных с работой и домом, а затем добавить такие подкатегории, как: «звонки», «встречи», «сдача отчетов» и т.д.

Для того чтобы не запутаться в огромном количестве задач, можно использовать фильтры, удовлетворяющие тем или иным условиям. При помощи фильтров можно просматривать только те задачи, которые запланированы на сегодня или на ближайшие дни, задачи, которые имеют отношение к определенному проекту, задачи, связанные с тем или иным контактом, задачи, относящиеся к выбранной категории или имеющие заданный приоритет. Фильтры можно создавать в специальном окне или же по ходу работы с программой, не отвлекаясь на дополнительную настройку. Для этого можно использовать кнопки на панели инструментов раздела «Задачи». Выбрав параметры просмотра задач, можно быстро сохранить фильтр для дальнейшего использования.

Отдельного внимания заслуживает модуль для управления проектами. Как правило, проект включает в себя ряд задач, которые должны быть выполнены, прежде, чем проект будет завершен. Обычно проект имеет строгие сроки выполнения, а также свою определенную цель. Проект представлен в интерфейсе LeaderTask в виде отдельной вкладки. Задачи, относящиеся к проекту, размещены в виде списка. Менеджеры, работающие над крупными проектами, знают, что очень часто для более эффективного управления проектом стоит разбить его на отдельные задачи, затем разбить задачи на более мелкие подзадачи и т.д. LeaderTask позволяет добавлять в проект подзадачи, которые отображаются в виде древовидной структуры. Если необходимо просмотреть проект в целом, то дерево можно закрыть, оставив на виду лишь задачи верхнего уровня, если же какую-то задачу нужно изучить подробнее, можно быстро отобразить все уровни списка. Удобно, что одна и та же задача может быть отнесена к нескольким проектам и категориям одновременно.

Работая со списком задач проекта, очень удобно помечать те из них, которые более неактуальны. Достаточно установить «флажок» напротив ее названия, и статус задачи будет изменен на «завершено», задача переместится в конец списка, а ее название будет перечеркнуто. Такое представление очень наглядно.

Напоминания показываются в виде полупрозрачных окон в нижней области экрана. Они содержат информацию о задачах: ее название, категория, к которой она относится, имя контакта, с которым она связана, а также время проведения. Щелкнув по ссылке, расположенной в таком окошке, можно просмотреть список ближайших событий.

LeaderTask можно использовать не только в качестве делового ежедневника, но и как блокнот, в котором хранятся заметки, идеи, разные полезные сведения, которые трудно отнести к определенному разделу. Для работы с такими данными предназначены заметки. В программе есть достаточно функциональный текстовый редактор, позволяющий отформатировать текст заметки и отправить его на печать. К заметке, как и к задаче, можно прикреплять файлы. Кроме этого, файлы и папки могут быть добавлены в органайзер в виде ссылок.

LeaderTask может работать в локальной сети, давая доступ к информации о задачах и проектах всем сотрудниками компании. Программу легко переносить с собой на USB-накопителе, поскольку все данные она хранит в одной папке. Еще одна полезная возможность – наличие специальной версии для КПК и синхронизация с ней. Кроме этого, LeaderTask поддерживает синхронизацию данных с MS Outlook и Google Calendar, позволяет выполнять экспорт/импорт в iCal, cvs, excel, txt и другие форматы.

PIMOne

После первого запуска программа предложит создать профиль пользователя, в котором будут храниться все настройки и записи приложения. Для того чтобы пользователю было легче ориентироваться в программе, разработчики стилизировали ее интерфейс под настоящий органайзер - с разграфленными страницами, вкладками, метками времени и т.д.

Конфиденциальность записей в PIMOne обеспечивается тем, что все данные, которые сохраняются на жестком диске, шифруются. Органайзер позволяет автоматически создавать резервную копию всех данных, что снижает вероятность потери важной информации, занесенной в программу.

Электронные органайзеры для занятых людей: какой выбрать?

Для выполнения большинства заданий, PIMOne использует специальный инструмент под названием Agent. С его помощью владелец электронного органайзера может запускать некоторые команды, например, выполнять в определенное время перезагрузку компьютера, выключать его или переводить в спящий режим, отправлять сообщение по электронной почте или используя сервис отправки мгновенных сообщений через MSN Messenger и т.д. Все эти задания могут выполняться с заданной периодичностью - ежедневно, единоразово и т.д. Можно также установить ограничительные сроки, в пределах которых будет выполняться задание, например, каждый день в период с 1 по 20 августа.

Представьте себе ситуацию, когда органайзер должен выключить компьютер в 15 часов, но к этому времени пользователь все еще остается на рабочем месте и набирает текст. Внезапно компьютер запускает заданное ранее действие, и вся работа пропадает. Чтобы избежать подобной ситуации, по умолчанию, в программе используется предварительное предупреждение. За 20 секунд до выполнения задания, PIMOne выдает сообщение о запланированном действии, поэтому у пользователя, в случае необходимости, есть время, чтобы сохранить результат своей работы. Кроме этого, он может просто отменить выполнение команды или запустить ее немедленно, без ожидания.

Один из инструментов программы - менеджер паролей. Используя его возможности, можно хранить пароли к сайтам, к приложениям, для доступа к которым требуется авторизация (например, клиенты для работы с электронными платежами), данные о коде доступа к банковской ячейке и так далее.

В программу интегрирован простой почтовый клиент, поэтому для отправки сообщений не нужно устанавливать дополнительное приложение, достаточно в настройках органайзера указать параметры POP3-ящика.

Менеджер контактов в программе реализован в виде записной книжки с алфавитным указателем. PIMOne также включает в себя календарь, часы, а также позволяет вручную устанавливать праздничные дни. Программа предупреждает о приближающемся дне рождения человека, для которого имеется соответствующая контактная информация.

К сожалению, PIMOne плохо работает с русским языком - нет возможности изменить латинский алфавитный указатель на русский, в личной карточке русский текст часто отображается некорректно. В процессе работы с приложением могут возникнуть проблемы с русским текстом - программа часто некорректно отображает названия документов, заголовки записей и т.д.

iChronos

iChronos – это один из самых необычных органайзеров. Для человека, привыкшего к интерфейсу а-ля MS Outlook, способ представления информации, реализованный в этой программе, поначалу может показаться не совсем понятным. Однако, вникнув в логику приложения, многие признают, что с iChronos работать гораздо удобнее, чем с традиционными решениями.

Итак, что же в нем такого необычного? Во-первых, основная область окна программы – это своеобразный рабочий стол, на котором в произвольном порядке пользователь может размещать любую информацию, представлящую для него ценность. На рабочем столе есть несколько групп элементов (контакты, заметки, задачи и пр.). Они представлены как разноцветные папки, размеры и расположение которых можно изменять. В рамках такой группы элементы отображаются в виде ярлычков. Несмотря на то, что, например, при создании заметки новый ярлычок помещается в одноименную группу, его можно с легкостью переместить в другую группу или разместить на рабочем столе, без привязки к категории. Такая гибкость в управлении различными элементами может быть очень удобной, скажем, для хранения информации по определенному проекту. Создав папку проекта, можно перенести в нее всю информацию, которая имеет к нему отношение, в том числе запланированные и выполненные задачи, карточки контактов участников проекта, встречи, которые нужно провести, и т.д.

Часто бывает удобно, чтобы файлы и папки, которые нужны для работы с различными проектами, можно было быстро открыть непосредственно из органайзера. Создатели iChronos предусмотрели эту возможность, поэтому на рабочем столе можно размещать ярлыки на часто используемые файлы и директории. Если это необходимо, то в проект можно скопировать или даже переместить сам файл, а не только ссылку на него.

Электронные органайзеры для занятых людей: какой выбрать?

Одно из свойств хорошего органайзера – всегда быть под рукой, но при этом не мешать основной работе. Для реализации этого принципа в iChronos имеется возможность использования практически всех основных функций из меню, появляющемся при нажатии на иконку программы в системном трее. Используя данное меню, можно создать любой объект программы (контакт, заметку, задачу, встречу, звонок), отобразить календарь, задачи, запланированные на сегодня. Кстати, иконка iChronos информативна сама по себе – на ней отображается информация о текущем дне недели.

Еще одна интересная находка разработчиков iChronos – лента времени, дополняющая в программе привычный для органайзеров календарь. Для изменения масштаба отображения дат на шкале нужно просто крутить колесико мыши. При этом шкала будет «раздвигаться» или, наоборот, «сжиматься». При максимальном масштабе на экране можно будет увидеть несколько часов одного дня, а при минимальном – несколько веков. При помощи специальных кнопок можно быстро менять масштаб, выводя на экран все, что запланировано на сегодняшний день, на неделю или на текущий месяц. На ленту времени можно добавлять запланированные события, встречи, задачи, звонки, которые вам необходимо сделать. Все эти элементы показываются в виде ярлычков, перемещая которые можно переносить запланированное на другое время.

Всплывающие подсказки о встречах и прочих запланированных событиях появляются на экране даже в том случае, если окно самой программы свернуто. В окошке с напоминанием можно просмотреть основную информацию о событии, а также перенести напоминание о нем на более позднее время. Интересно, что при переносе события на другое время программа позволяет оперировать такими понятиями, как «завтрашнее утро» «завтра в то же время» и пр. Иными словами, пользователю не нужно задумываться над точным временем, достаточно использовать примерные сроки, которыми мы, как правило, оперируем в повседневной жизни.

MultiCalendar

MultiCalendar наверняка придется по вкусу тем пользователям, которые ищут несложное в освоении решение для организации рабочего времени. Программа является электронным аналогом обычного ежедневника. Основную часть окна программы занимает сетка ежедневника, в которую можно добавлять информацию о встречах и прочих событиях. Кроме этого, есть календарь, при помощи которого можно быстро переключаться на другие дни. Отдельно вынесены списки контактов и запланированных задач.

По умолчанию на одно событие программа отводит полчаса, но время его проведения можно легко изменить в настройках. Кроме этого, можно добавить описание, указать место, где оно будет проводиться, отнести событие к той или иной категории. Для того чтобы при взгляде на сетку ежедневника было легче найти свободное время, запланированные события выделяются разными цветами, в зависимости от статуса, указанного пользователем (занят, свободен, нахожусь за пределами офиса и т.д.). Если встреча или другое событие, запланированное в ежедневнике, повторяется, можно не тратить время на повторный ввод информации о нем, а использовать инструменты для копирования/вставки событий.

Электронные органайзеры для занятых людей: какой выбрать?

MultiCalendar содержит мощные средства для поиска информации, которые особенно важны при работе с большими объемами данных. Так, используя систему фильтров, можно ограничивать отображение событий определенной категорией, типом, местом, датой и временем проведения.

Заключение

Для человека, рабочий день которого насыщен встречами, звонками и другими событиями, электронный органайзер – одна из самых важных программ на компьютере, ведь держать всю информацию в голове просто невозможно. Именно поэтому от удобства такого софта во многом зависит то, насколько эффективной будет работа сотрудника в течение дня. Для командной работы над проектами лучше всего подойдет LeaderTask, который содержит специальные средства для синхронизации информации между пользователями компании, а также удобные инструменты для организации работы над крупными проектами. Для индивидуальной работы можно использовать iChronos или MultiCalendar. Выбор между ними стоит делать, основываясь на том, какой интерфейс органайзера вам больше по вкусу – традиционный или новаторский. Что же касается PIMOne, то эта программа, скорее, является личным помощником, нежели заменой деловому ежедневнику.


Написано для журнала Chip

Сергей и Марина Бондаренко









Еще по теме:

  • Три программы для синхронизации данных без "облака"
  • Веб-сервисы для составления списков задач
  • Переименование файлов: лучшие решения
  • Evernote - хранение и синхронизация информации онлайн
  • Менеджеры личной информации (PIM)



  • Информация

    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

    Форум Топик Ответов
    Будьте в курсе новостей