1 Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы » 3domen.com - сайт Сергея и Марины Бондаренко
Регистрация  Напомнить пароль?
 Отправлено SergeyMarina 21 апреля 2013   

Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы Успех любой фирмы — это эффективность работы каждого работника, помноженная на штат сотрудников. Чем удобнее будет организовано рабочее пространство у каждого из членов команды в офисе, тем заметнее будет отдача. Один из способов увеличения эффективности работы — использование специализированных программ и веб-сервисов. О том, какие приложения могут оказаться полезными в рутинной офисной работе, читайте в этой статье.




Назад Вперед

Текстовый экспандер

Чем быстрее вы набираете текст, тем больше вы успеваете сделать. Если ваша работа связана с электронной корреспонденцией, составлением и редактированием документов, то это утверждение наверняка не покажется пустым звуком. Чтобы печатать еще быстрее, можно использовать текстовые экспандеры — специальные программы, увеличивающие скорость набора за счет некоторых ухищрений.

Самое простое из них — использование текстовых шаблонов, которые могут затем вставляться в нужные окна неограниченное количество раз. Это может быть, например, стандартный ответ на письмо электронной почты или заголовка для общения технической поддержки с пользователями в чате. Такие шаблоны можно создать, например, при помощи бесплатной программы PhraseExpress. Она поддерживает вставку при нажатии заданного сочетания клавиш или последовательности символов. Также можно ограничить срабатывание шаблона только одним или несколькими приложениями. Много времени можно сэкономить, используя шаблоны с изменяющимися данными: датой, временем, днем недели и т.д. Например, при написании письма можно не задумываться о том, какое слово написать в обращении: «добрый день» или «добрый вечер» — программа подставит его сама.

Еще одна функция текстового экспандера, которая может заметно ускорить набор текста — автоподсказка слов. Несмотря на то, что она используется преимущественно в мобильных устройствах, для набора на настольном ПК или на не очень удобной клавиатуре ноутбука она тоже весьма кстати. Эта функция реализована, например, в программе Comfort Keys Pro. По мере ввода текста приложение ищет подходящие слова в своем словаре и выводит их в виде списка рядом с курсором. Каждый вариант помечен цифрой, поэтому для завершения ввода достаточно нажать на соответствующую цифру. Программа имеет хорошую базу не только для английского, но и для русского языков и дает возможность пополнять словарь теми словами, которые встречаются в текстах пользователя.


Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы


Простой обмен файлами в «облаке»

Работа в офисе, как правило, подразумевает обмен файлами между сотрудниками, а также совместную работу над документами. В крупных компаниях обычно используют собственный сервер для хранения файлов, а в небольших офисах обмениваются файлами в общих папках локальной сети или по электронной почте. В последние несколько лет к этим способам обмена данными добавился еще один — облачные сервисы. Они удобны тем, что дают доступ к данным с любого устройства, будь то офисный компьютер, домашняя рабочая станция или мобильное устройство.

Практически все облачные сервисы предлагают быстрые способы для обмена файлами с другими людьми. Так, например, чтобы поделиться файлом, хранящимся в Dropbox, достаточно щелкнуть по его названию и выбрать в меню команду Get Link. Так же просто реализовано открытие доступа к папкам, причем, владелец директории может определять, смогут ли приглашенные им пользователи добавлять новых редакторов.

Пользователи сервиса SugarSync также могут быстро отправлять свои файлы другим людям, используя public-ссылки, которые создаются по первому запросу и сразу же копируются в буфер обмена. Еще возможно открытие доступа к папкам и совместное редактирование их содержимого. Настраивая параметры общего доступа, можно решить, смогут ли приглашенные пользователи только просматривать содержимое папки или получат возможность изменять его и работать с ним из своих учетных записей SugarSync. Стоит также отметить возможность защиты папки паролем и получения ежедневного отчета об активности в папке по почте.

Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы

Швейцарский сервис для облачного хранения данных Wuala отличается повышенной безопасностью и потому функции по обмену пользовательскими файлами реализованы в нем несколько иначе, чем на других сайтах. Для организации совместной работы над файлами можно использовать группы доступа. Иными словами, сначала указываются пользователи сервиса, которые будут иметь возможность просматривать и изменять данные, а уже после этого владелец группы указывает, к каким файлам будет разрешен доступ группе.

Распознавание документов

Распознавание документов экономит немало времени, так как дает возможность не тратить время на повторный набор текста. Однако системы оптического распознавания стоят недешево, поэтому раскошелиться на них согласится далеко не каждый директор. К счастью, существуют и бесплатные OCR-решения, организованные в виде онлайновых сервисов.

Например, на проекте Free-OCR.com можно бесплатно распознавать до 10 изображений в час. Максимальный размер каждого файла при этом не должен превышать 2 Мбайт, а разрешение по большей стороне — 5000 пикселов. Сервис работает с файлами PDF, JPG, GIF, TIFF, BMP и поддерживает около тридцати языков, в том числе русский, украинский и английский. Полученный текст отображается в браузере и может быть скопирован в буфер обмена.

Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы

На сервисе NewOCR.com реализована поддержка еще большего числа языков — всего около 60. Ограничений тут нет практически никаких и очень удобно, что файлы можно загружать не по одному, а запакованными в ZIP-архив. Результат может быть представлен в виде файлов TXT, DOC, ODT, RTF, PDF или HTML, возможен также экспорт в «Документы Google».

Кстати, онлайновый офис от Google тоже давно уже предоставляет возможность бесплатного оптического распознавания. Сервис работает с файлами JPG, PNG, GIF размером не более 2 Мбайт, а также с многостраничными PDF (не более 10 страниц). Чтобы изображение было распознано, нужно включить эту опцию при загрузке файлов на онлайновый сервис. Поддержка русского языка на «Документах Google» есть, но она пока что экспериментальная, поэтому высокого качества текста на выходе ожидать не приходится.

Стоит также упомянуть сервис FineReader Online от компании ABBYY. Качество распознавания на нем одно из самых лучших, реализована поддержка более 40 языков. Готовый текст можно не только скопировать с веб-страницы, но и сохранить в виде файлов Microsoft Word, PDF, ODT, а также передать напрямую в онлайновые сервисы «Документы Google», Evernote и DropBox. В отличие от других сервисов, FineReader Online платный. Бесплатно можно распознать только три страницы, после чего предлагается купить от 20 до 200 страниц распознавания. Тут, правда, действуют хорошие скидки: покупка 20 страниц обойдется в $3, а двухсот — всего лишь в $10.

Назад Вперед








Еще по теме:

  • Офисные программы: 8 утилит для работы с документами
  • Быстрая печать: пять программ, которые помогут набирать быстрее
  • Тест пяти облачных сервисов для синхронизации данных
  • Облачная синхронизация данных: Wuala, SpiderOak и Syncplicity
  • SugarSync: главный конкурент Dropbox



  • Информация

    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

    Форум Топик Ответов
    Будьте в курсе новостей