1 Офисные программы: 8 утилит для работы с документами » 3domen.com - сайт Сергея и Марины Бондаренко
Регистрация  Напомнить пароль?
 Отправлено SergeyMarina 15 мая 2013   

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами Страшно подумать, сколько людей во всем мире проводит время с 9 до 18 в офисе. И пусть у каждого из них свои обязанности и свои задачи, почти все офисные работники выполняют одни и те же действия: набирают текст, компонуют содержимое документов из разных источников, сканируют уйму бумаг, распознают отсканированный текст, отправляют документы на печать, редактируют файлы, пересылают их коллегам и клиентам… При этом один не успевает за день почти ничего, а другой справляется со всеми заданиями, да еще и находит время на то, чтобы толкать руководству творческие идеи. И дело тут не только в возрасте, особенностях характера и настроении, очень многое зависит от того, насколько эффективно выполняются основные операции на компьютере.

Даже простой набор текста можно заметно ускорить, если использовать автоматическое завершение ввода и набор шаблонов для стандартных ответов на письма. Передача документов в формате PDF снимет проблемы, связанные с несовместимостью форматов и отсутствием шрифтов. Работу не придется переделывать, если заранее позаботиться о резервной копии. Об этих и других секретах офисного быта читайте в нашем материале.





Назад Вперед

Офисный комбайн — LibreOffice 4

Несмотря на то, что пакет MS Office сегодня можно купить по подписке, которая гораздо дешевле стандартной коробочной лицензии, все равно для многих небольших организаций эта цена слишком велика. Бесплатный пакет LibreOffice во многих случаях может заменить программы от Microsoft.

Пакет включает шесть приложений, наиболее востребованным из которых, конечно же, является текстовый редактор Writer. Эта программа поддерживает редактирование документов, созданных в Microsoft Word (в том числе и в формате DOCX), а также работает со своим "родным" открытым форматом ODF. Сохранение возможно не только в DOC и ODF, но и в формат PDF. Writer работает более, чем с тридцатью языками и, в числе прочих, содержит средства для проверки орфографии и грамматики в русскоязычных текстах. Также для русского языка работает функция автоматического завершения ввода слов и даже целых фраз, которая помогает набирать быстрее.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

Для создания протоколов, повесток дня, деловых писем и других типовых документов Writer предлагает мастера, которые помогают не забыть об обязательных компонентах и правильно разместить данные на листе.

+ Поддержка всех основных форматов, в том числе DOCX и PDF
- Интерфейс в стиле старых версий MS Office



Мастер на все тексты — Comfort Keys

Возможно, самый главный недостаток офисной работы — это то, что изо дня в день приходится делать одно и то же. За рутиной повторяющихся действий нередко не остается времени на реализацию идей и личностный рост. Comfort Keys — это программа, которая может облегчить повседневный труд. В нее можно занести текстовые шаблоны, назначив для вызова каждого из них определенное сочетание клавиш. Такие шаблоны могут содержать не только шаблонные фразы, но и изменяющиеся значения (время, дата и пр.). А для общения с клиентами в чате удобно использовать многоуровневые шаблоны, которые включают несколько фраз на выбор. При использовании таких шаблонов в области курсора возникает всплывающее меню, в котором можно выбрать нужную фразу.

Еще одна полезная возможность Comfort Keys — автоподсказка слов. Такая функция будет удобна для тех, кому в течение дня приходится много набирать. Стоит ввести первые пару символов слова, и Comfort Keys отобразит список слов, которые начинаются с тех же букв. Если в набираемых вами текстах много специальной лексики, возможно, удобство автоматического завершения ввода вы оцените не сразу. Но по мере того, как программа будет пополнять свой словарь пользовательскими словами, на набор будет тратиться все меньше и меньше времени.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

В Comfort Keys есть и собственный буфер обмена, который отличается от одноименной функции Windows тем, что в нем может храниться неограниченное количество фрагментов текста и изображений. Программа сохраняет занесенные в буфер обмена элементы и после перезапуска. Сохраненные фрагменты могут быть организованы по группам, а для часто используемых элементов предусмотрен раздел «Избранное». Чтобы воспользоваться сохраненными фрагментами, их можно просто перетащить из программы в нужное окно.

+ Автоматическое пополнение словаря за счет слов, которые вводит пользователь
- Нет автоматического переключения раскладки клавиатуры


Шустрый ридер — Foxit Reader

Формат PDF для работы с документами применяется повсеместно, и самое популярное приложение для просмотра таких файлов — Adobe Reader. Однако ему можно найти хорошую альтернативу. Программа Foxit Reader отличается меньшим размером дистрибутива, быстро открывает даже многостраничные файлы большого размера и не тормозит во время просмотра даже при работе на слабеньких ноутбуках.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

Одна из полезных функций Foxit Reader — преобразование содержимого PDF-документа в текстовый файл. Она, к примеру, может пригодиться, если нужно поработать с данными в обычном текстовом редакторе. Впрочем, в программе также достаточно средств для редактирования содержимого PDF-файлов без конвертирования в другой формат. Так, есть возможность добавлять комментарии, использовать инструменты для перечеркивания, замены, вставки текста, добавлять в документы изображения, аудио и видеофайлы, ссылки на веб-сайты, прикреплять к ним файлы. Отредактированным файлом легко поделиться с коллегами в Facebook и Twitter, отправив его в ленту прямо из окна программы.

Отдельного упоминания заслуживает функция поиска. Для того чтобы найти слово или фразу, не нужно открывать документы в программе один за другим. Достаточно указать в настройках область поиска (отдельная папка или даже целый диск), и Foxit Reader выполнит поиск по всем файлам, которые хранятся по заданному пути.

+ Удобная навигация по файлам и поиск по ним
- Нет поддержки русского языка


Сканирование в пакете — RiDoc

Сканер — просто необходимая вещь в офисе, ведь на то, чтобы перепечатать документ вручную, уходит немало драгоценного рабочего времени. Несмотря на то, что во многих профильных приложениях реализована поддержка МФУ и других устройств для сканирования, пользоваться этой функцией не всегда удобно. Особенно — если нужно отсканировать не один и не два документа, а десятки листов.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

RiDoc очень удобен для пакетного преобразования документов в цифровой формат. При помощи этой программы можно настроить автоматическое сканирование с сохранением файлов в заданную папку. Если сканер оснащен автоподатчиком бумаги, вмешательства пользователя в процесс вообще не потребуется. RiDoc поддерживает сохранение документов в виде графических файлов BMP, JPEG, PNG, TIFF (в том числе и многостраничных) или в виде документов PDF и MS Word.

RiDoc будет полезен не только для сканирования, но и для повседневной работы с документами. Например, если возникла необходимость распознать текст на изображении или в файле PDF, это можно сделать, обратившись к соответствующей функции программы. RiDoc использует модуль OCR Tesseract, принадлежащий компании Google и поддерживающий множество языков, в том числе и русский. В RiDoc также есть виртуальный принтер, при помощи которого можно выполнить операцию, обратную распознаванию, — сохранить документ в виде графического файла и добавить на него «водяной знак». Такая функция может пригодиться, когда нужно защитить документ от редактирования или от распространения.

+ Работа со сканерами с автоматической подачей листов.
- Распознавание многоязычных документов невозможно


Назад Вперед








Еще по теме:

  • Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы
  • Быстрая печать: пять программ, которые помогут набирать быстрее
  • Работа с буфером обмена: шесть лучших приложений
  • Word 2010: что нового?
  • Текстовые экспандеры: как набирать быстрее



  • Информация

    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

    Форум Топик Ответов
    Будьте в курсе новостей