Регистрация  Напомнить пароль?
 Отправлено SergeyMarina 21 апреля 2013   

Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы Успех любой фирмы — это эффективность работы каждого работника, помноженная на штат сотрудников. Чем удобнее будет организовано рабочее пространство у каждого из членов команды в офисе, тем заметнее будет отдача. Один из способов увеличения эффективности работы — использование специализированных программ и веб-сервисов. О том, какие приложения могут оказаться полезными в рутинной офисной работе, читайте в этой статье.




Назад Вперед

Почтовые секреты

Казалось бы, тема улучшения почтовых клиентов давно себя изжила. Даже разработка бесплатного почтовика Thunderbird в начале июля этого года официально прекратилась. И тем не менее, такой привычный для всех обмен почтовыми сообщениями все же можно сделать более удобным. Особенно — если речь идет о компаниях, в которых электронная почта остается главным способом связи с клиентами и сотрудниками.

Для того чтобы упростить обработку заказов, поступающих в магазин, или оптимизировать работу службы технической поддержки пользователей, можно использовать сервис SolverMate. Он работает как почтовый веб-клиент, собирающий письма с разных учетных записей, и предлагает различные инструменты для организации корпоративной почты. При работе с почтовыми данными объемом 1 Гбайт использование сервиса бесплатно.


Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы

Веб-клиент автоматически объединяет письма в цепочки (наподобие того, как это реализовано в Gmail) и тем самым позволяет быстро увидеть историю переписки. Просматривая цепочки, можно сразу же увидеть список людей, участвующих в переписке, файлы, которые были прикреплены к сообщениям.
SolverMate позволяет превращать письма в разные типы данных, не теряя времени на переключение между разными программами. Например, если в письме содержится приглашение на собрание, то к этому сообщению можно сразу же применить шаблон «Встреча», после чего появятся такие поля для заполнения, как время проведения, количество участников и т.д. Сообщения также можно преобразовывать в заявки, задачи, заказы и т.д., а шаблоны с полями легко редактируются.

SolverMate может быть полезен и для организации многопользовательской работы с почтой. Секрет кроется в использовании адресов e-mail, к которым может быть открыт доступ целой группе сотрудников. При этом каждый не только видит все входящие сообщения, но и может проанализировать историю переписки, а также с первого взгляда оценить, на какие письма еще никто не ответил.

Организация веб-конференций

Те времена, когда для общения между сотрудниками и деловыми партнерами, использовалась ICQ, давно канули в лету. На смену некогда популярному мессенджеру пришел Skype, без которого представить современный офис уже невозможно. Skype обеспечивает очень хорошее качество голосовых звонков, имеет продвинутый текстовый чат, в котором, в частности, можно редактировать сообщения уже после отправки, да и качество видеосвязи тут на высоте. Но вот если требуется организовать веб-конференцию между несколькими участниками, придется покупать премиум-пакет программы. А если это в планы руководства не входит, можно поискать бесплатные решения для организации видеообщения.

Например, сервис Meetings.io удобен тем, что не требует ни регистрации, ни установки дополнительного ПО. Все, что нужно сделать для приглашения нового участника — отправить ему уникальную ссылку на комнату видеочата. А если зарегистрироваться (это бесплатно), можно получить ряд дополнительных удобств, например, инструмент для планирования встреч, постоянный и легко запоминаемый адрес для комнаты чата, сохранение истории проведенных видеовстреч.

Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы

Определенный интерес представляет и сравнительно молодой сервис Hangouts. Для работы с ним нужна учетная запись Google, но вряд ли это можно считать проблемой, ведь Gmail давно уже стал народной почтой. Организация веб-конференции происходит прямо в браузере, участвовать в ней могут до десяти человек. В процессе обсуждения можно совместно просматривать и редактировать документы, хранящиеся на сервисе «Документы Google», рисовать графики, диаграммы и просто наброски, используя инструментарий SketchUp (изменения отображаются в реальном времени), а также смотреть видеоролики с YouTube.

Для проведения бизнес-встреч хорошо подходит и сервис AnyMeeting, бесплатная версия которого снабжена рекламой. Чтобы принять участие в видеочате, регистрироваться не нужно. Тот же, кто желает стать организатором веб-конференции, должен пройти простую процедуру создания учетной записи, после чего сможет выбрать хорошо запоминающийся адрес для проведения видеочата, а также воспользоваться инструментами для планирования встреч и просмотра истории. В процессе проведения чата каждый участник может высказывать свое отношение к происходящему, меняя значки настроения. Также доступен конференц-номер, по которому можно звонить, чтобы принять участие во встрече в аудиорежиме.

Борьба с хронофагами

Когда ты целый день работаешь за компьютером и тем более — с Интернетом, появляется очень много отвлекающих факторов. Ведь работа над отчетом так скучна, по сравнению с подборкой «горячих» роликов на YouTube, да и обновления на страницах ста пятидесяти друзей в Facebook тоже нужно успеть посмотреть.

В некоторых компаниях просмотр сайтов социальных сетей и подобных ресурсов запрещается системными администраторами. Но бороться с хронофагами, то есть, с пожирателями времени, можно и самостоятельно. Самый простой способ — использование сервиса KeepMeOut. Для работы с ним нужно указать сайт, который отвлекает от работы, и указать максимально допустимую частоту его посещения (например, раз в полчаса). Также можно определить время суток и дни недели, в которые будет работать ограничение. После этого сервис сгенерирует ссылку для доступа к сайту, и вы заносите ее в закладки вместо прямой ссылки. Теперь если попытаться зайти на сайт-хронофаг, когда время лимита еще не истекло, KeepMeOut просто не загрузит его.


Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы

Еще один эффективный способ борьбы с поглотителями времени — сервис Minutesplease. С его помощью можно установить ограничение на посещение сайтов по времени. Понятно, что в вашей ленте Facebook столько новых сообщений, что вы можете читать их круглосуточно, но чтобы оставить время на работу, можно отвести на посещение соцсети десять минут. Если зайти на Facebook или любой другой сайт через Minutesplease, то, когда отведенное на просмотр время выйдет, страница просто закроется.



Сергей и Марина Бондаренко Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы
Написано для журнала CHIP

Назад Вперед








Еще по теме:

  • Офисные программы: 8 утилит для работы с документами
  • Быстрая печать: пять программ, которые помогут набирать быстрее
  • Тест пяти облачных сервисов для синхронизации данных
  • Облачная синхронизация данных: Wuala, SpiderOak и Syncplicity
  • SugarSync: главный конкурент Dropbox



  • Информация

    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

    Форум Топик Ответов
    Будьте в курсе новостей