Регистрация  Напомнить пароль?
 Отправлено SergeyMarina 15 мая 2013   

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами Страшно подумать, сколько людей во всем мире проводит время с 9 до 18 в офисе. И пусть у каждого из них свои обязанности и свои задачи, почти все офисные работники выполняют одни и те же действия: набирают текст, компонуют содержимое документов из разных источников, сканируют уйму бумаг, распознают отсканированный текст, отправляют документы на печать, редактируют файлы, пересылают их коллегам и клиентам… При этом один не успевает за день почти ничего, а другой справляется со всеми заданиями, да еще и находит время на то, чтобы толкать руководству творческие идеи. И дело тут не только в возрасте, особенностях характера и настроении, очень многое зависит от того, насколько эффективно выполняются основные операции на компьютере.

Даже простой набор текста можно заметно ускорить, если использовать автоматическое завершение ввода и набор шаблонов для стандартных ответов на письма. Передача документов в формате PDF снимет проблемы, связанные с несовместимостью форматов и отсутствием шрифтов. Работу не придется переделывать, если заранее позаботиться о резервной копии. Об этих и других секретах офисного быта читайте в нашем материале.





Назад Вперед


Виртуальная экономия чернил — GreenCloud

Сколько пачек бумаги расходуется в вашем офисе еженедельно? Скорее всего, расход бумаги и чернил в картридже можно уменьшить, по крайней мере, в два раза, если использовать виртуальный принтер GreenCloud. От настоящего он отличается тем, что не отсылает документы на печать, а сохраняет их в виде файлов PDF. В этом формате документы удобно просматривать, а также пересылать по электронной почте и на мобильные устройства. GreenCloud также взаимодействует с популярными сервисами Dropbox и Google Docs — возможно, если нужно показать документ коллеге, лучше не распечатывать его, а отправить файл в «облако» и открыть к нему доступ нужным пользователям.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

Несмотря на то, что основная функция GreenCloud — преобразование файлов в документы PDF, программа также может быть полезной и в тех случаях, когда вы все же решите отправить файлы на печать. Во-первых, она наглядно показывает, сколько страниц в документе и дает возможность быстро отметить те, которые распечатывать не нужно. Во-вторых, можно уменьшить число листов, разместив содержимое двух или даже четырех страниц на одной. В-третьих, в приложение можно отправлять сразу несколько файлов, а, значит, объединять их содержимое в одном файле PDF. Наконец, GreenCloud предлагает расходовать чернила более экономно, заменяя черный текст на серый. А чтобы стимулировать пользователя к экономии, программа ведет статистику документов, распечатанных и сохраненных в электронном виде.

+ Сохранение файлов в PDF из любого приложения
- Доступ к настройкам только после нажатия кнопки «Печать»


Подручный полиглот — QTranslate

Знание иностранного языка, а лучше — двух в наши дни стало уже нормой, но далеко не каждый владеет ими в совершенстве. Для того чтобы не ударить в грязь лицом при обработке документов на иностранных языках, воспользуйтесь маленькими помощником QTranslate. Работает эта программа почти незаметно, но польза от нее просто огромная.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

Если встретилось незнакомое слово или нужно понять, о чем идет речь в тексте на совершенно незнакомом вам языке, просто скопируйте фрагмент в буфер обмена. QTranslate тут же выдаст перевод во всплывающем окошке, а перейдя в окно программы, можно будет даже отредактировать его или же просмотреть вариант, предлагаемый другой системой перевода. Программа поддерживает работу с Google Translate, сервисами переводов от Bing, Яндекса, Promt, Babylon и SDL FreeTranslation.com. Если вдруг найденный перевод не прояснил ситуацию (например, значение термина все также неясно), можно использовать встроенный поиск терминов на сервисах Wikipedia, Definr, ImTranslator или просто в поиске от Google.
Кроме перевода текстов, QTranslate также предлагает озвучивание иностранных слов. Используя инструменты на всплывающей панели перевода, можно быстро заменить исходный текст переводом или же скопировать перевод в буфер обмена. На всякий случай все фрагменты текста, переведенные средствами приложения, сохраняются в нем и могут быть преобразованы в файл HTML.

+ Поддержка большого числа сервисов перевода
- Не обнаружено


Тихий секретарь — Save.me

На какой же веб-странице я это видел? Куда пропал текст, скопированный в буфер обмена? Если вы словили себя на мысли, что тоже задаете эти вопросы, попробуйте простую программу Save.me. Ее можно рассматривать как расширенный буфер обмена, хотя возможности приложения гораздо шире, чем простое хранение данных, которые копируются в клипбоард. Фактически она является своеобразным дневником всех действий с файлами, которые выполняются на компьютере. Она автоматически сохраняет текст, графику и другие данные, которые были занесены в буфер обмена. При копировании URL программа сохраняет текст с веб-страницы, а также ведет учет всех документов, с которыми работает пользователь. Таким образом, Save.me можно использовать и для быстрого запуска часто используемых файлов.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

Одна из сильных сторон Save.me — поиск по содержимому. Введите фрагмент текста, который когда-то был скопирован в буфер обмена, или заголовок веб-страницы со скопированной ссылки, и программа тут же выдаст искомую информацию. Все фрагменты, сохраненные в Save.me, можно редактировать, а также сохранять в виде отдельных файлов. Стоит также иметь в виду, что для того, чтобы элемент попал в базу данных программы, его необязательно заносить в буфер обмена — текст и картинки могут быть добавлены вручную. Таким образом, Save.me может использоваться и просто как записная книжка с самой разной информацией.

Стоит также заметить, что программа не требует установки и потому свободно может перемещаться вместе с пользователем с одного компьютера на другой. Ее, например, можно держать на USB-накопителе.

+ Автоматическое сохранение содержимого страницы при копировании ссылок
- Нет быстрой вставки текста и графики в другие приложения



Резервное копирование — CrashPlan

Когда все результаты вашей работы хранятся на жестком диске компьютера, стоит позаботиться о том, чтобы данные случайно не пропали. Самый простой способ — использовать "облачные" сервисы для хранения данных, но не во всех компаниях они разрешены из соображений безопасности. Да и выделяемого бесплатно пространства может не хватить на все рабочие файлы. Одна из хороших альтернатив Dropbox, Google Drive и прочим сервисам подобного плана — программа CrashPlan. Она тоже предлагает резервное копирование документов на удаленный сервер, однако это — не единственная возможность обезопасить себя от потери файлов.

Офисные программы: 8 утилит для работы с документами

С ее помощью можно также настроить бекап на любой компьютер в локальной сети, на любой компьютер, подключённый к Интернету, или же на внешний жесткий диск. При этом все средства резервного копирования, кроме "облачного" сервиса компании, доступны в бесплатной версии программы. CrashPlan работает на компьютерах с Windows, Mac, Linux и Solaris, поэтому можно переносить файлы с одного ПК на другой, вне зависимости от того, какие операционные системы на них установлены.

В CrashPlan можно найти все необходимые функции для настройки резервного копирования: шифрование данных и использованием 128-разрядного ключа, запуск заданий по расписанию (раз в день или реже) или вручную, исключение файлов определенных типов и папок с указанным названием из задания, определение числа версий, которые будут храниться. Уведомления о завершении заданий могут быть отправлены по электронной почте или в Twitter.

+ Бесплатное создание резервной копии на любом компьютере, подключенном к Интернету
- Бекап на удаленный сервер работает только в платной версии


Назад Вперед








Еще по теме:

  • Как увеличить эффективность офисной работы? Полезный софт и веб-сервисы
  • Быстрая печать: пять программ, которые помогут набирать быстрее
  • Работа с буфером обмена: шесть лучших приложений
  • Word 2010: что нового?
  • Текстовые экспандеры: как набирать быстрее



  • Информация

    Посетители, находящиеся в группе Гости, не могут оставлять комментарии к данной публикации.

    Форум Топик Ответов
    Будьте в курсе новостей